Awareness 11 Katso kokonaisuutta, onnistu ostoissa työntekijälle on saatettu joskus hankkia ohjelma, jonka toiminnot löytyvät nykyisin myös muiden käyttämällä työkalulla. Lisäksi turhat päivitykset tuotteisiin, joita ei tarvita tai tarvitaan harvoin, saattavat aiheuttaa suuria kustannuksia. – Usein organisaatiot ostavat kilpailutuksen kautta halvimman ohjelmiston. Ohjelmiston elinkaarella hankintahinta saattaa muodostaa kuitenkin vain noin 20–30 prosenttia kokonaiskuluista, kun huomioidaan esimerkiksi ylläpito- ja päivityskustannukset. Koko elinkaaren kustannusten ymmärtäminen on tärkeä säästökeino, Hiekkanen kertoo. Ohjelmistomarkkinoiden trendit vaihtelevat Hiekkasen mukaan keskittämisen ja hajauttamisen välillä. Tällä hetkellä vallitseva trendi on tehdä sekä laite- että ohjelmistohankinnat Internetistä. Erillisten lisenssien sijaan yhä suurempi osa ohjelmistoista voidaan hankkia verkosta palveluna. – On myös paljon ohjelmistoja, joissa hankinta palveluna ei ole järkevää, esimerkkinä vaikkapa grafiikkaohjelmistot tai valokuvien käsittely, Hiekkanen toteaa. Verkkotuotteiden hankinta ja käyttöönotto on tehty helpoksi, mutta käytössä saattaa ilmetä haasteita. Verkossa toimivien ohjelmistojen toimivuus riippuu Internet-yhteyden toimivuudesta. Jos nettiyhteys katkeilee, katkeilee myös yhteys ohjelmistoon. Tietoturvaa ja mahdollisia riskejä tulisi pohtia tarkkaan. Organisaation tiedot saattavat liikkua verkossa erikoisia reittejä. Usein palvelun myyntipiste sijaitsee eri maassa kuin palvelukeskus, jonka kautta tiedot kulkevat. 1 990-luvun alusta lähtien yrityksissä on opeteltu ostamaan tietotekniikkaa ja ohjelmistoja järkevästi. Aiemmin painopiste oli pakettien ostamisessa, sekä laitteet että ohjelmistot ostettiin teknologialähtöisesti. Nykyisin ostajat eivät ole niinkään kiinnostuneita ohjelmistojen teknologioista, vaan hakevat ratkaisuja ongelmiinsa. Teknillisen Korkeakoulun Tietotekniikan laitoksella kokonaisarkkitehtuurin ja yritystietojärjestelmien vanhempana tutkijana ja opettajana toimiva Kari Hiekkanen puhuu yritysten tietotekniikan kokonaisarkkitehtuurin puolesta. – Tällä hetkellä haasteena useissa yrityksissä on kokonaissuunnittelun puute. Ostojen keskitys ja lisenssikirjanpito auttaisivat yrityksiä kokonaisuuden hallinnassa. Hankintojen oikeanlainen ohjaaminen on perusasia, jonka täytyy olla kunnossa, Hiekkanen selventää. Hiekkasella on käytännön kokemusta organisaatioiden tietoteknisistä haasteista. Ennen siirtymistään TKK:lle Hiekkanen työskenteli Logican teknologiajohtajana Suomessa. Tarpeet edellä rakentamaan kokonaisuutta Hiekkanen ohjeistaa IT-johtajia ja hankinnoista vastaavia tarkastelemaan kokonaisuutta. Keskeistä on tarkastella tarjolla olevia vaihtoehtoja ja valita niistä ne, jotka parhaiten vastaavat organisaation tarpeita. Vaihtoehtoja punnittaessa tulisi miettiä laitteiden ja ohjelmistojen käytettävyyttä, tuen tarvetta ja saantia sekä riskitasoja. – Yksittäinen hankinta ei ole oleellinen, Hiekkanen muistuttaa. Organisaation IT-kokonaisuuden hahmottaminen saattaa joskus olla hankalaa. IT-johdon aika kuluu monesti päivittäisten ongelmien ratkaisuun. Laajemmalle suunnittelulle ei riitä aikaa, vaikka juuri siihen panostamalla organisaatiot voisivat parantaa toiminnan tehokkuutta ja saada merkittäviä säästöjä. Hiekkanen kokee, että viimeisten vuosien aikana tietoisuus IT-hankinnoista on kehittynyt ja ongelmia on hiljalleen alettu ymmärtää. Tietotekniikka ei ole enää erillistä teknologiaa, vaan välttämätön osa lähes jokaisen yrityksen arkea. – Kokonaisuuden ymmärtäminen helpottaa toimivan kokonaisuuden rakentamista, Hiekkanen summaa. 6 Hankintahinta ei ole koko totuus Useissa organisaatioissa ohjelmistojen standardointi toisi selviä kustannussäästöjä. Useilla ohjelmistoilla voi hoitaa useita erityyppisiä tehtäviä. Organisaatioiden lisenssien seassa saattaa olla jopa useita ohjelmistoja, joita on käytetty vain yhdessä jo päättyneessä projektissa, tai jollekin