14 Awareness TEKSTI: Laura Akkila / KUVAT: Kimmo Brandt Online-ulkoistus olennaiseen säästää Sitran aikaa Sitra on ottanut tämän vuoden aikana käyttöön Microsoftin uuden online-palvelupaketin. Tietoteknisen peruspalveluinfran ulkoistamisen tavoitteena oli, että oma tietohallinto pystyisi keskittymään kokonaisvaltaisesti järjestelmien kehittämiseen ja tukeen. U lkoistaminen oli Sitralle strateginen päätös, joka johtui tietohallinnon tehtävien painotuksen muuttumisesta. Kun palvelimet, tietoliikenneyhteys- ja tietoturvapalvelut sekä sovellus- ja lähituen palvelut oli kerran päätetty ulkoistaa, Sitra pyysi myyjiltä tarjouksia. – Ne olivat kuitenkin meille liian kalliita vaihtoehtoja. Päätimme keventää vaatimuksia ja pitää sovellus- ja lähituen itsellämme, sanoo ICT-palvelupäällikkö Sakari Heinonen. Lisäksi Sitran tietohallinnon työntekijät kuulivat uudesta MS Online-palvelupaketista viime keväänä sattumalta Microsoftin seminaarissa. Se kuulosti täydelliseltä organisaation tarpeisiin. – Kaikki Microsoftin BPOS-paketin palvelut olivat niitä, joita tarvitsimmekin. Itse asiassa meille selvisi vasta matkan varrella yllätyksenä, että olemme ensimmäisiä käyttöönottajia Suomessa, Heinonen hymyilee. Myyjäksi ja lisensointikumppaniksi Sitralle löytyi vielä PCWare Finland Oy. Kokonaisuus haltuun omatoimisesti Käyttöönottohanke sujui sen suunnitelleen järjestelmäasiantuntija Kristoffer Bergströmin mukaan melko nopeasti ja vaivattomasti. Ulkoista apua tarvittiin vain vähän. – Beta-versio oli aluksi meillä tietohallinnossa käytössä muutaman viikon keväällä. Lopullinen päätös syntyi sen perusteella. Sitten ensimmäiset palveluiden käyttöönotot tehtiin jo kuukauden sisällä, Bergström kertoo. BPOS-palveluun kuuluvat MS Exchange ja MS SharePoint olivat Sitralla jo entuudestaan käytössä. Koekäytön perusteella päätettiin ottaa käyttöön myös Office Live Meeting- ja Office Communications Online -tuotteet, jotka kuuluvat pakettiin. – Etuna on muun muassa se, että nyt voimme tarjota extranet-käyttäjille yhtä hyvät käyttömahdollisuudet kuin muillekin, Bergström kehuu. Kaikkia BPOS:in käyttöönotosta syntyviä hyötyjä ei vielä ole ehditty nähdä. Henkilöstö on jo jonkin aikaa saanut käyttää Live Meeting -palveluita, mutta ryntäys niiden pariin ei ole ollut suuren suuri. – Tämä on sen verran uusi juttu, että läpivienti kestää aikansa. Ketään ei ole pakotettu käyttämään palveluja, mutta annamme niihin tarvittaessa tukea. Aiomme markkinoida mahdollisuuksia syksyn kuluessa työntekijöille. Nyt on onneksi havaittu, että esimerkiksi toimitiloissamme pidettyjä sisäisiä tilaisuuksia voidaan jakaa palvelun avulla ja seurata omalta työasemalta, sanoo Heinonen. 6