Ztrácí se Vám objednávky?
Nemůžete najít faktury?
Nedaří se Vám dostat finanční výdaje pod kontrolu?
Příliš dlouho čekáte na schválení Vašeho požadavku?
Nemáte možnost kontroly?
Jednoduše řečeno: potřebujete zefektivnit a zrychlit nákupní proces?

EPOS je komplexní centrální systém podporující celý nákupní proces od vzniku nákupního požadavku až po zpracování faktury za současného zpřístupnění souvisejících agend. Systém je určen pro nasazení do intranetů/extranetů firem. Je postaven modulárně a umožňuje pružné přizpůsobení požadavkům zákazníka.

Hlavní funkce

• řízení procesu zpracování nákupních požadavků, objednávek a faktur, včetně realizace výběrových řízení
• schvalovací workflow nákupních požadavků, objednávek a faktur s kontrolami částek při párování
• kontrola zaúčtování faktur do ekonomického systému
• správa aktivních i potenciálních dodavatelů a smluv, včetně workflow schvalování dodavatelů
• vazby na nákladová střediska, produkty nebo projekty
• správa oprávnění a finančních limitů schvalovatelů, včetně řešení zástupnosti
• zajištění eskalace neřešených požadavků v rámci workflow
• úzká integrace s ostatními systémy společnosti
• uživatelské role, personalizovaný přístup k datům

EPOS pomáhá zajistit dodržování firemních nákupních procesů a snížit administraci při realizaci takového procesu. Nákupnímu oddělení dále umožňuje sledovat a vyhodnocovat jak dodavatelé plní smluvní podmínky. To vše usnadňuje a optimalizuje nákupní politiku firmy a výrazně tak šetří výdaje v nákupu. 

Objednávky
Pomocí jednoduchého formuláře vytváříte objednávky, které můžete přiřadit k příslušné dodavatelské smlouvě. Objednávka prochází schvalovacím procesem a schválenou objednávku je možné vytisknout, případně odeslat v elektronické podobě.

Automatické objednávky
Smluvní dodavatelé zpravidla fakturují služby (např. telekomunikační) na základě dlouhodobé smlouvy, nikoli na základě jednotlivých objednávek. K takovýmto typům nákladů umožňuje aplikace vytvořit  „šablonu“ objednávky na pravidelně se opakující období.

Výběrová řízení
Pokud objednávka nesplňuje kritéria pro přímý výběr dodavatele, může být vyhlášeno výběrové řízení.  

Faktury
Aplikace podporuje životní cyklus přijaté faktury. Umožňuje efektivní spolupráci všech pracovníků, kteří dokument postupně zpracovávají. Při přijetí faktury dochází k párování faktury s objednávkou se zajištěním kontroly vícenásobného párování jedné objednávky. Podpora účetního oddělení umožňuje na základě bankovního výpisu identifikovat fakturu a příslušné objednávky, čímž dochází k zprůhlednění celého procesu od objednávky až po vyúčtování.

Funkce

Schvalování
Nezávislé workflow jádro aplikace umožňuje realizovat různé typy oběhů. Schvalovací cesta může být různě větvena a na stavové přechody lze navázat další akce, které má systém při oběhu zajistit. Samozřejmostí je informování příslušných osob o průběhu schvalování. Při každém schválení systém eviduje uživatele a čas, kdy ke schválení došlo.

Sledování nákladů
Realizované objednávky představují náklady, které jsou přiřazovány k jednotlivým nákladovým střediskům.

Evidence dodavatelů,  kontaktních osob a dodavatelských smluv
Aplikace umožňuje evidenci a sledování dodavatelů, kontaktních osob a dodavatelských smluv. Typicky je evidence kontaktních osob nebo i dodavatelů integrována s CRM systémem společnosti, případně je zajištěna integrace aktivních dodavatelů s účetním systémem.

Podpora cizích měn
Zahraniční objednávky a faktury lze evidovat a sledovat v libovolných měnách.

Manažerské pohledy
Aplikace nabízí řadu pohledů s možnostmi vyhledávání, třídění, filtrování a exportu vybraných dat.

Integrace s dalšími systémy
Podle potřeby je možné procurement systém integrovat s jinými IS organizace např. adresářové služby, CRM, účetní systém,  DMS apod. 

Případová studie AstraZeneca

Případová studie GlaxoSmithKline

Leták aplikace EPOS ke stažení