Back Office Support System „BOSS“
Nemáte přehled o majetku a pracovních pomůckách přidělených jednotlivým pracovníkům?
Rádi byste standardizovali procesy pořízení a přidělení majetku?
Potřebujete vyřešit Car Fleet Management?
Chtěli byste podrobně evidovat své marketingové náklady?
Dovolené schvalujete na papíře?
Potřebujete vyřešit napojení na datové schránky?
BOSS je systém pro podporu běžných kancelářských agend, jako jsou evidence majektu, dokumentů, přístupů; žádanky o dovolené a náhradní volna; vyúčtování mobilních telefonů či platebních karet.
Mimo běžné evidenční části zajišťuje také část schvalovací s návazností na procesy a na organizační strukturu společnosti. Standardizuje tím firemní procesy a navíc poskytuje podklady pro inventuru a audit.
Celé řešení je navrženo modulárně, což umožňuje jeho snadné rozšiřování o další moduly dle měnících se potřeb zákazníka. Ke svému fungování využívá vývojovou platformu BOSS, která poskytuje základní služby systému a sjednocuje prostředí pro práci uživatele.
Typicky řešené procesy
- nástup/odchod zaměstnance
- žádost o nové vybavení - výběr typických variant
- schvalování žádostí
- informování o nutných zástupech při schvalování nepřítomnosti
- schvalování výdajů
- rozúčtování
Funkce vycházející z platformy BOSS
- evidence osob, rolí a kompetencí
- nastavení schvalovacích procesů
- definice typů požadavků a jejich vzorů
- podpora hromadných požadavků
- schvalovací procesy, zástupnost, eskalace
- evidence úkolů a aktivit napříč moduly
- vícejazyčné prostředí
- export pohledů do MS Excel
- historie změn záznamů
- kurzovní lístky
- svátky a volné dny
- správa příloh
- vazba na externí systémy (AD, MOSS, ERP)
- notifikace
Základním objektem evidenčního systému je karta zaměstnance, která obsahuje základní údaje o zaměstnanci a zároveň řeší vazby na všechny další evidence/moduly.
Základní moduly
- Vozidla
- Vybavení
- Mobilní telefony
- Organizační struktura
- Dovolené
- Směrnice
- Rozesílání SMS
- Zásilky
- Evidence přístupů
- Platební a čerpací karty
Vozidla
- evidence vozidel a výbavy
- nehody a opravy
- sledování plnění leasingových smluv
- vykazování používání vozidel
- report nákladů na vozidla
- podklady pro silniční daň
Vybavení
- evidence nákupů a instalací SW
- podpora předávání majektu, oprav, zápůjček
- úrpúpkemé se SW pro audit počítačů
- definice typů majektu a jejich atributů
Mobilní telefony
- evidence tarifů
- závazky vůči operátorovi
- integrace s telefonním seznamem
- schvalování hovorného nad limit
Organizační struktura
- zobrazení organizační struktury
- proces změny osobních údajů
- evidence externistů a klíčových čísel
- telefonní seznam
- mapy kanceláří - Kde je kdo
Dovolené
- definice fondu dovolených
- schvalování žádostí o nepřítomnost
- upozorňování na nutnost zástupu
- integrace se mzdovým a docházkovým systémem
- integrace s kalendářem
Směrnice
- možnost připojení oběhu
- evidence seznámených osob
- verzování
- definice typů, retenčních skupin, atributů
Rozesílání SMS
- SMS na zaměstnance nebo libovolné číslo
- historie a omezení počtu odeslaných zpráv
- integrace s bránou operátora
Zásilky
- evidence došlé/odeslané pošty
- řízení zásilek dle spisového řádu
- podpora datových schránek
Evidence přístupů
- nastavení lokalit a časových oken
- přidělení klíčů, vstupních karet, parkovacích míst
- identity management
- správa certifikátů
Platební a čerpací karty
- evidence karet na osobu/vozidlo
- zpracování výpisů
- připojení čerpacích karet k vozidlu
Máme připraveny také další moduly
- Smlouvy
- Rozpočty
- Objednávkový systém
- Dodavatelé
- Výběrová řízení
- Cestovní příkazy
- Helpdesk
- Průzkumy trhu
- Dary
- Evidence vzorků
- Čárové kódy
- Hodnocení zaměstnanců
- Evidence marketingových materiálů
- Promoční systém
Další možné využití „BOSS“
Aplikaci je možné využít například jako platformu pro centrální firemní číselníky, které pak slouží všem ostatním aplikacím. Nebo může být použita pro specializované evidence vyžadující workflow.
Výhody „BOSS“
- rychlá a přesná evidence
- odstranění časově náročných rutin
- eliminace duplicit
- dodržování schvalovacích procesů
- standardizace postupů
- podklady pro inventuru a audit
Případová studie AstraZeneca
Případová studie Johnson & Johnson
