WARUM Software Asset Management?

Frage 1: Welche Faktoren werden beim Lizenzmanagement berücksichtigt?

Effizientes Software- und Lizenzmanagement ist die kontinuierliche Verwaltung aller Softwarebestände in Bezug auf kaufmännische und vertragliche Aspekte in direkter Beziehung zur Installation und Nutzung von Softwareprodukten. Basis sind hier Entscheidungen zu passenden Lizenzmodellen der einzelnen Hersteller: Also die Wahl der richtigen Lizenzstaffel, Vertragsart, Wartungsintervalle; Produktedition und Suitenzusammenstellung.

Grundlage des Lizenzrechtes

Die wichtigste Regel im Lizenzmanagement lautet: An Software kann kein Eigentum erworben werden. Das mag unlogisch klingen, sieht man sich die gängige Praxis an, in der der Kunde beispielsweise für ein Betriebssystem Geld zahlt und es mit nach Hause oder an den Arbeitsplatz nimmt. Was der Kunde hier kauft und somit auch besitzt ist die Verpackung, das Handbuch und den Datenträger, auf dem sich die Software befindet. Was ihm nicht gehört, ist die Software. Für diese erwirbt er lediglich das Nutzungsrecht. Die Weitergabe des geistigen Eigentums ist aber nicht Bestandteil der Lizenz. Lediglich das Nutzungsrecht kann unter bestimmten Voraussetzungen, die der Hersteller definiert, weitergegeben werden. Der Begriff der Lizenz bezeichnet also nur das vom Rechteinhaber eingeräumte Nutzungsrecht der Software gegenüber dem Nutzer. Innerhalb der Lizenz ist meist klar geregelt, wie der Endanwender diese Software nutzen darf.

Intransparenz von Lizenzrecht

Fragen bezüglich der vorhandenen Infrastruktur oder den aktuellen IT-Prozessen, ob für Hardware oder Software, können nach unseren Erfahrungen von den verantwortlichen IT- Leitern meist nur bedingt beantwortet werden. Wenige wissen welche Software auf wie vielen Servern und Clients wie genutzt wird. Aktueller Lizenzbestand und künftiger Lizenzbedarf, das Nutzungsverhalten der Anwender und nicht zuletzt die lizenzrechtlichen Vereinbarungen der verschiedenen Hersteller entziehen sich meist dem Wissen und Überblick der IT-Entscheider.

Beispiele: Lizenzbestimmungen der Hersteller

Die Nutzung und damit Lizenzpflicht einer Software ist von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich und für das jeweilige Produkt definiert. Meist ist in der Lizenz festgeschrieben, dass man das Produkt installieren und nutzen darf. Ferner können Rechte bezüglich der Kopie, des Zugriffs im Netzwerk oder dem Anzeigen über so genannte Terminal Services definiert sein. Durch den Kauf einer Lizenz erwirbt der Kunde nicht nur das Nutzungsrecht an dieser Software, sondern geht auch einen Vertrag ein. Aus diesem entstehen unter Umständen weitere Verpflichtungen. Einige Beispiele sollen zeigen, welche Pflichten verschiedene Hersteller ihren Kunden auferlegen.

Adobe beispielsweise verpflichtet Lizenzinhaber, innerhalb von 30 Tagen zu belegen, dass sie wirklich über eine gültige Lizenz verfügen.
Symantec berechtigt einen Wirtschaftsprüfer, alle Einrichtungen und Unterlagen des Lizenznehmers nach Vorankündigung zu überprüfen. Die Kosten dafür trägt Symantec.
Die Firma Oracle kündigt eine solche Prüfung 45 Tage im Voraus an. Werden Lizenzverstöße aufgedeckt, sind die anfallenden Gebühren nachzuentrichten. Geschieht das nicht, ist Oracle berechtigt, die technische Unterstützung, die Lizenzen und/oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
Microsoft verlangt von Lizenzinhabern, Aufzeichnungen über ihre Lizenzen zu führen. Auch Microsoft prüft die Einhaltung der Bestimmungen mittels eines Wirtschaftsprüfers und nach einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen. Bei einer festgestellten Unterlizenzierung müssen die Kosten übernommen werden, ebenso wird der Lizenzinhaber zu einer Nachlizenzierung zu erhöhten Preisen verpflichtet.

Frage 2: Warum ist Lizenzmanagement für Unternehmen wichtig?

Unternehmen, die heute erfolgreich sein wollen, brauchen neben Know-How auf ihrem fachlichen Gebiet auch eine funktionierende IT-Infrastruktur. Für viele Firmen spielt dabei in erster Linie die technische Ausrüstung eine Rolle. Server, Arbeitsplatzrechner oder mobile Endgeräte werden erfasst und gepflegt. Die Grundlage dafür, dass diese Geräte überhaupt ihren Dienst verrichten, kommt aber meist zu kurz: die Software.

Aspekt ist hier also die Transparenz der IT Architektur und das Nutzungsverhalten als Basis der Kostenoptimierung.
Ein weiterer Aspekt ist die IT-Sicherheit. Durch die kontinuierliche Betreuung der Softwarebestände ermöglicht Software Asset Management die Erhöhung der IT-Sicherheit, da in effizient strukturierten Soft- und Hardware-Beständen IT-spezifische Gefahren wie Viren, Spam und elektronische Angriffe wesentlich wirkungsvoller abgewehrt werden können.
Ein weitere Aspekt ist die Rechtskonformität/Sicherheit: Falsch lizenzierte Software kann schwerwiegende juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Denn Unternehmer haften für Fehler bei der Lizenzierung, egal ob von ihnen selbst oder durch Mitarbeiter verursacht. In nahezu allen Fällen der Unterlizenzierung, die wir analysieren beruhen eventuelle Verstöße auf Unsicherheiten der Führungskräfte und Intransparenz der Softwarebestände/Lizenzverträge innerhalb der Firma. Kaum einem Unternehmer ist die kriminelle Energie zu unterstellen, dass er die Nutzung von Raubkopien vorantreibt. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen (KonTraG) sowie Basel II machen ein korrektes Management von Lizenzen jedoch immer dringender.

Frage 3: Unternehmen ab welcher Größe sollten Lizenzmanagement betreiben?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen und jede Institution jeder Größe LM betreiben, um die Anforderungen aus dem Urheberrecht zu erfüllen. Hier stellt sich jedoch die Frage nach dem Aufwand. Während ein geschulter Administrator bis zu 100 PCs in der Regel eigenständig betreuen kann, bedarf es ab einer Größe von 500 PCs eines Lizenzmanagementverwaltungstools. Unternehmen, die mehr als 3.000 Clients betreuen oder dezentral organisiert sind, müssen überlegen wie sie Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten im Lizenzmanagement definieren. Spätestens ab 5.000 Clients lohnt sich der Einsatz eines Vollzeitlizenzmanagers. Je größer das Unternehmen, desto mehr Ressourcen muss man dafür einplanen.

Frage 4: Warum sind Unternehmen noch so zögerlich beim Umsetzen von Lizenzmanagement?

Wir verzeichnen ein wachsendes Interesse an Software Asset Management. Sicherlich begünstigt durch die derzeitige wirtschaftliche Situation, bemühen sich Unternehmen und Institutionen derzeit um Konsolidierung und Optimierung gesamter IT-Architekturen und Lösungen. Nicht nur Virtualisierung ist hier ein großes Thema, sondern auch SAM.

Die Hauptgründe für Unternehmen, die sich noch scheuen ihre Softwarelizenzierung prüfen und sogar managen zu lassen, liegen vor allem in der Einführung des Lizenzmanagements die mit einer zeit- und kostenintensiven Analysephase verbunden ist.

Frage 5: Was sind die Vorteile eines konsequent durchgeführten Lizenzmanagements?

Es bedarf sicher keiner großen Erklärung, dass ein unkontrollierter Einsatz von Software einem Unternehmen unnötige Kosten verursacht. Dezentrale und unkoordinierte Einkaufs- und Verwaltungsstrukturen, mangelnde Steuerung von Software-Installationen und deren Verteilung erzeugen weitere innerbetriebliche Kosten, die sich durch den Einsatz von Software- und Lizenzmanagement deutlich reduzieren lassen.

Gültige Lizenzen für seine Software zu beschaffen ist günstiger, als mancher denkt. Nach einer Studie der Gartner Group beträgt der Anteil für die legale Lizenzbeschaffung nur 24 Prozent an den gesamten innerbetrieblichen EDV-Kosten. Der Löwenanteil von 76 Prozent liege demnach in anderen Bereichen wie Verwaltung, Support oder Schulung.

Noch deutlicher wird die Sinnhaftigkeit eines bedarfsgerechten Software- und Lizenzmanagements, schaut man sich die Einsparpotenziale an. Durch einen zentral gesteuerten Einkauf ergeben sich schon im ersten Schritt Kosteneinsparungen von etwa 15 Prozent. Ein nachhaltiges Management ermöglicht auch in den Folgejahren minimierte Kosten von rund 30 Prozent.

Bei einer korrekten Planung kauft oder mietet das Unternehmen lediglich die Software, die es benötigt (SaaS). Mitarbeiter arbeiten also mit korrekt lizenzierten Programmen. Sollen Upgrades beschafft werden, wird vorher geprüft, für welche Programme und Arbeitsplätze sich dies überhaupt lohnt und aufgrund bestehender Basislizenzen als Grundlage überhaupt möglich ist. Eine koordinierte Upgrade-Politik stellt sicher, dass das gesamte Unternehmen mit den Standards der Industrie und technologischen Neuerungen Schritt hält. Zudem können durch einen geplanten und zentralen Einkauf Mengenrabatte erzielt werden. Der wichtigste Schritt zur Kostenkontrolle besteht darin, das Softwarebudget als separaten Ausgabenposten auszuweisen. Dadurch entstehen zwei Vorteile: Der Einkauf und die Upgrades von Software können zum einen methodisch geplant und Bedürfnisse vorher abgeschätzt werden. Zweitens können Einkäufe genau nachvollzogen und nicht autorisierte Kopien leichter identifiziert werden. Zum finanziellen Vorteil kommt also auch die Komponente Rechtssicherheit.

Gutes Software Asset Management erfordert jedoch viel Zeit und Arbeit. Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen und verläuft proportional zur Unternehmensgröße. Bei Unternehmen mit 500 Computern dauert gutes Lizenzmanagement zwischen drei Monaten und zwei Jahren. Am Ende stehen jedoch transparente Geschäftsprozesse im Soft- und Hardwarebereich, nachweisbare Einsparungen an Kosten und Zeit und nicht zuletzt rechtskonforme Lizenzierungen.

Und noch einen Vorteil gibt es: durch kontrollierte Software-Einkäufe und -Upgrades lassen sich die Ausgaben für Hardware reduzieren. Unnötige Erweiterungen - etwa bei Arbeitsspeicher, Festplatten oder Grafikkarten - werden vermieden, wenn Software nur auf den Rechnern installiert wird, auf denen sie tatsächlich benötigt wird.

Das richtige Software- und Lizenzmanagement spart also Zeit und Geld. Mitarbeiter arbeiten produktiver, Software und Daten bleiben wettbewerbsfähig und das Unternehmen kann sich leichter auf Veränderungen einstellen.