Wie der Name "Software as a Service" (SaaS) sagt, wird eine Anwendung als Service angeboten. Der Begriff beschreibt den zentralen Betrieb von Software, die als Service über das Internet in einer Art Mietmodell genutzt werden kann.

Um mit der jeweiligen Software arbeiten zu können, benötigt der Benutzer lediglich einen PC mit Internetbrowser, alternativ einen Client und einen Internetzugang.

Als Kunde zahlt man eine fixe, nutzungsbezogene Monatsrate, die alles enthält: Hardware, Software, Kosten für die Installationen, Wartung, Administration, neueste Updates und Backup.

Aus Sicht des Kunden gibt es grundsätzlich keine weiteren Kosten und die Finanzen sind somit bestens überschaubar und höchst transparent.
 
Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

• Keine Einstiegskosten (Kosten für Personal, Hardware, Software, Sicherheit, Administration und Strom liegen beim Hoster)
• Software Rollout entfällt
• Immer Zugriff auf die neuesten Versionen
• Installation und Wartung wird zentral gehostet und entfällt
• Nutzungsbezogene, übersichtliche Abrechnung (pay per Use)
• Einfache Einbindung von freien Mitarbeitern, Leih- und Zeitarbeitern