Aktuelle Herausforderungen bei stetigem Datenzuwachs

Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung, den rasanten E-Mail-Datenzuwachs und die Archivierung zu bewältigen sowie die Speicherung und die Wiederherstellung zu managen. Messaging-Systeme wie Exchange, Lotus Notes oder Groupwise werden zwar mehr und mehr für die langfristige Ablage von E-Mails verwendet, doch dafür wurden sie eigentlich nicht entwickelt. Mit geschätztem jährlichen E-Mailaufkommen von 205 MB pro Mitarbeiter übersteigt die Datenmenge ihre nativen Speichermöglichkeiten bei weitem (IDC). Unternehmen benötigen ganzheitliche Lösungen, die sowohl den E-Mail-Verkehr managen als auch die Daten archivieren und speichern. Und dies in einer Weise, die sie und das in ihnen enthaltene Wissen unternehmensweit verfügbar hält und in bestehende Unternehmensprozesse einbindet.

In den vergangenen Jahren haben sich Unternehmen im Hinblick auf E-Mail-Archivierung in erster Linie mit den Themen Storage und Revision bzw. Compliance beschäftigt. Zum einen konzentrierte man sich auf die kostensparende E-Mail-Speicherung. Zum anderen wurde beachtet, dass der Zugriff auf E-Mail-Daten den externen Vorschriften wie der Revision und den internen Unternehmensrichtlinien entsprechend leicht zu handhaben ist.

All diese Lösungen und Ansätze sind wichtig; sie greifen jedoch zu kurz. Denn E-Mail-Archivierung muss unter mehr Gesichtspunkten als Speicherung und Compliance berücksichtigt werden. Hinzu kommt die unternehmensweite Verfügbarkeit der Informationen, die in den E-Mails samt Anhängen steckt. Das in ihnen enthaltene Wissen sollte zwischen den Benutzern und Gruppen jederzeit ausgetauscht werden können. Denn werden E-Mails nicht verfügbar gemacht, sind sie wertlos. Auch Geschäftsanwendungen müssen auf aktuelle, teilweise auch auf ältere E-Mail-Daten zugreifen können.